Remont biura na żywym organizmie
Koniec umowy najmu to często dobry moment na zmiany – przedłużenie, rearanżację lub relokację pod nowy adres. Dla firmy Coty była to znakomita okazja do redefiniowania i przebudowy biura, ze wsparciem ekspertów JLL.
Firma Coty zdecydowała się pozostać w Warsaw Tower głównie ze względu na dogodną lokalizację i liczne udogodnienia, które zostały wprowadzone w budynku przez właściciela. Eksperci JLL ściśle współpracowali z zespołem Coty przy procesie rearanżacji biura. Wspólna analiza potrzeb pracowników zaowocowała wprowadzeniem wielu zmian. m.in. zwiększeniu liczby tzw. focus-roomów i małych pomieszczeń do pracy indywidualnej lub w mniejszych zespołach. Był to obszar najczęściej wskazywany przez pracowników Coty jako element wymagający wdrożenia w nowym biurze. Zamówione zostały nowe, ergonomiczne biurka i krzesła. Cała przestrzeń i jej wystrój zostały zaprojektowane w duchu filozofii well-being, dzięki czemu udało się stworzyć przyjazne biuro wspierające twórczą i produktywną pracę. Zmieniony został też zupełnie układ kuchni – wcześniej pełniły one funkcje typowych stołówek, teraz pracownicy mają do swojej dyspozycji bardziej przytulne i komfortowe przestrzenie. Wyróżnikiem nowej przetrzeni są tzw. miejsca „beauty corners”. Są to stoiska, w których pracownicy mają możliwość przetestowania dostępnych produktów Coty.
Proces relokacji został podzielony na trzy fazy, które zbudowane były w ten sam sposób. Każda faza zakładała, że około 70 - 90 osób zmieni rotacyjnie swoje stanowisko pracy. Biuro podzielono na trzy części tak, aby proporcjonalnie wykorzystać całą przestrzeń. Przeprowadzki były wykonywane w czasie weekendu - zawsze zaczynano w piątek wieczorem i kończono w niedzielę, dlatego w każdy poniedziałek rano odpowiednie miejsca pracy były przygotowane dla pracowników. Wszystkie zużyte meble i sprzęt AGD/RTV przekazane zostały na cele charytatywne.
Remont „na żywym organizmie” nie wpłynął w żaden sposób na prowadzenie biznesu Coty. Dla pracowników, którzy musieli zmienić lokalizację swojego stanowiska pracy ze względu na remont, wynajęta została przestrzeń tymczasowa w budynku. W sposób bardziej efektywny zwiększone zostało korzystanie z sal konferencyjnych, które pełniły w tym czasie funkcję open space. Projekt wymagał dużej ilości planowania i odpowiedniego przygotowania, ale dzięki wsparciu specjalistów JLL, udało się utrzymać wszystkich pracowników w budynku przez wszystkie fazy remontu.